¿Qué es la empresa estándar?

La empresa estándar, es una empresa que se diseñó desde el Área de consultoría teniendo en cuenta las mejores prácticas de uso del sistema por nuestros clientes. Esta empresa está configurada en función de la experiencia adquirida por Albor a lo largo de todos sus años de implementaciones, por ello deriva el nombre de empresa Estándar considerando que es lo más usado (común) en el mercado.

¿Por qué existe la empresa estándar?

El objetivo de crear esta empresa fue el de poner a disposición de sus clientes una empresa que tiene todo pre configurado, en función de la experiencia recorrida y a lo que Albor considera que es la mejor manera de uso del sistema para obtener la información deseada sobre la gestión del negocio agropecuario.

Aclaramos que la empresa estándar no es la manera más sofisticada de registrar la información, si no que se considera que partiendo de ella se puede obtener buenos resultados con el sistema rápidamente, pero siempre existen, en algunos aspectos, otras formas de cargar o configurar el sistema, que tal vez impliquen mayor trabajo administrativo, pero brindarán luego un mayor detalle de información. 

Albor es un producto muy parametrizable, pues se adapta a distintos países, con cuestiones fiscales e impositivas diferentes, solo con configuraciones, por ello el poder comenzar con un modelo de empresa estándar donde ya todo viene pre configurado permite ahorrar mucho tiempo de capacitaciones que serían necesarias para poder configurar todo desde cero. Ejemplos de configuraciones ya resueltas en esta empresa son: 

• plan de cuentas y sus dimensiones
• Tipos de comprobantes a comprobantes a utilizar con sus datos requeridos
• Componentes de importes
• imputaciones parametrizadas por defectos
• vinculaciones predeterminadas,
• reportes como Márgenes Brutos, aportes de las actividades, resultado por producción, etc.

Esta empresa nos permite trabajar en función de sus configuraciones y saber que vamos a llegar a obtener los reportes deseados de gestión los cuales están todos configurados y preparados para recibir datos cargados de la manera pre configurada y exponerlo de la manera deseada.

La empresa estándar, entre sus principales definiciones, tiene consigo un Plan de Cuentas ya preestablecido y dimensiones contables tales como Unidades de negocios, Centros de costos que vienen también preestablecidas, pensadas en generar una contabilidad formal con resultados de gestión basados en la metodología CREA.

Plan de cuentas

En archivo anexo adjunto podrán ver el padrón de Plan de cuentas usado por la empresa estándar que está basado en poder obtener información contable fundada en normas contables de cada país, como también información de gestión según lo establecido por la metodología CREA.

En las cuentas de ACTIVO, PASIVO Y PN se pueden ver un plan de cuentas adaptado a un negocio agropecuario, donde existen cuentas con nombres a completar tales como:

• Cajas
• Fondos Fijos
• Bancos
• Cuentas de Socios
• Tarjetas de Crédito

Las mismas están pensadas para que se completen particularmente por cada empresa.

El bloque de cuentas de resultados podemos ver que las mismas tienen todas un comienzo definido por tres letras en mayúscula XXX (identificando las distintas actividades) y luego viene el detalle de la cuenta. Cada una de estas abreviaturas identifica un bloque de cuentas que pertenece a una misma actividad tales como:

Esta abreviatura también permite al momento de tener que realizar una imputación, poder escribir solo esa abreviatura y asegurarnos que el sistema ya va a proponer todas las cuentas posibles de ese bloque, agilizando mucho la búsqueda.

Dimensiones contables utilizadas

Además de las cuentas contables, usamos en la empresa Estándar 3 (tres) dimensiones contables más (podría agregarse otra, pero se considera que con estas es suficiente para una estándar) que son las siguientes:

Unidades de negocio

Centros de costos:

Campañas

17/18

18/19

Y así sucesivamente con cada nueva campaña.

Cada imputación contable debería realizarse entonces cargando estas 4 dimensiones mencionadas anteriormente:

1. Cuenta contable
2. Unidad de negocios
3. Centro de costos
4. Campañas

Configuraciones pre establecidas en la empresa modelo

A continuación, haremos una breve descripción de las configuraciones establecidas en el sistema. Para una Cuenta Contable:

Disponible en Compras: Permite que dicha cuenta se muestre disponible para utilizar en el módulo de compras. Si no está tildado esta cuenta no será visible en dicho modulo.

Disponible en Ventas: Permite que dicha cuenta se muestre disponible para utilizar en el módulo de Ventas. Si no está tildado esta cuenta no será visible en dicho modulo.

Disponible en Cobros Permite que dicha cuenta se muestre disponible para utilizar en el módulo de Cobranzas. Si no está tildado esta cuenta no será visible en dicho modulo.

Disponible en Pagos Permite que dicha cuenta se muestre disponible para utilizar en el módulo de Pagos. Si no está tildado esta cuenta no será visible en dicho modulo.

Disponible en Contabilidad Permite que dicha cuenta se muestre disponible para utilizar en el módulo de contabilidad (Asientos Manuales). Si no está tildado esta cuenta no será visible en dicho modulo.

Estas funciones de disponibilidad permiten reducir la cantidad de cuentas a proponer en imputaciones contables de cada módulo, generando un grupo menor de cuentas posibles de imputar y disminuir además errores de imputación. Por ejemplo es común que cuentas de gastos no se pongan disponibles en Ventas o viceversa que cuentas de ventas no se pongan como disponible en Compras.

Albor permite además generar una dependencia entre cuenta contable y Unidades de Negocios, es decir cada cuenta contable se puede configurar de manera de decirle cuales son las Unidades de negocios posibles de las mismas, con el objetivo de dirigir las imputaciones para que los usuarios cometan el menor error posible de imputación.

Por ejemplo, para la cuenta vista anteriormente (AGR-Ventas) estos son las Unidades de Negocios que se configuraron como posibles de Imputar:

Como se puede observar para cuentas que comiencen con AGR las unidades de negocios posibles de imputar serán solo las agrícolas (es decir no asociaríamos una cuenta de agricultura con Unidades de negocios de maquinaria, de ganadería u otras). Esto nuevamente ayuda en la imputación del usuario.

Albor considera a la Unidad de negocio la dimensión padre de los centros de costos. Es decir que una función de la Unidad de negocio seleccionada, el sistema luego propondrá los centros de costos posibles de asignar. Instructivo Creación y Modificación de dimensiones 

Esto significa que se genera una dependencia de los centros de costos a imputar en función de la Unidad de negocio seleccionada. Esto puede configurarse al cargar los centros de costos diciendo a que Unidad de negocio pertenece.

Por ejemplo un centro de costos de Agricultura:

Se le van a asignar como posible de utilizar cuando se seleccione una Unidad de negocio de Agricultura:

Con toda esta configuración podemos concluir que, a la hora de realizar imputaciones contables, teniendo esta configuración los usuarios son guiados por el sistema, de manera que comentan la menor cantidad posible de errores de Imputación.

A modo de ejemplo al imputar un comprobante de gastos donde la imputación contable no viene dada de alguna configuración preestablecida y depende del criterio del usuario, podemos observar lo siguiente:

Luego en función de la UN seleccionada también solo el sistema propondrá como centros de costos posibles de imputar los correspondientes a esa Unidad de negocio:

Y lo mismo pasaría para el resto del Bloque de cuentas, mostramos otro ejemplo del Bloque MAQ:

Estructura de imputaciones establecidas

En función de todo lo comentado el sistema genera una modalidad de imputación guiada para el usuario teniendo en cuenta lo que se va asignando con el objetivo de cometer la menor cantidad de errores posibles, generando una estructura de imputación contable que la podríamos resumir en el siguiente gráfico:

Ejemplo de Asientos

Empresa estándar y Ediciones de Albor Campo

Para finalizar es importante aclarar que este Plan de cuentas y dimensiones son editables y modificables por configuración, pues solo se establecen como fijo en las Ediciones del producto Express. 

En el resto de las ediciones del producto es posible modificar, agregar, eliminar cuentas contables y dimensiones, por lo cual una empresa puede partir de esta configuración como base y luego hacer cambios que considere necesarios. Pero para realizar estos cambios es necesario que lo hagan previa consulta y aprobación de un consultor de la empresa especializado, para asegurarnos que se obtenga el fin deseado y que todas las configuraciones internas no sean modificadas o incluso generar nuevas si fueran necesarias.

A modo de ejemplo, debemos el consultor analizará que no se esté editando/eliminado alguna cuenta/dimensión que en función de configuraciones internas del sistema (imputaciones preestablecidas, por ejemplo) genere errores importantes luego en reportes o cargas de comprobantes del sistema (situaciones que si se hacen sin consultar, podrían ser muy costosas de ajustar o incluso en algunos casos irreversibles).

Algunos Criterios de imputación 

Manejo de Almacenes: En la empresa estándar está todo configurado de modo que al cargar una factura de Insumos impute a la cuenta de stock correspondiente de acuerdo al tipo de insumo en cuestión, estas son cuentas de activo (+A).

Luego al consumir insumos mediante Ordenes de trabajo o comprobantes de egreso de Stock cargados manualmente se generará un asiento en el que se impute a la cuenta de gasto correspondiente de acuerdo al tipo de insumo (-Perd) y dé de baja la cuenta de stock mencionada anteriormente (-A).

Este asiento en la empresa estándar está configurado para que se genere en modo 1. 

Luego se puede optar por cambiar el criterio y en lugar de imputar a cuentas de gasto imputar a sementeras, consideramos de imputar al gasto ya que al momento de cerrar gestión (30-06) la mayoría de las actividades ya fueron cosechadas por lo tanto en volumen es menor lo ue hay que activar en sementeras que lo que hay que pasar al  gasto.

Además se puede indicar que el asiento se genere en modo 2 (sólo para la gestión) si lo creen necesario. 

Para ampliar puede leer el instructivo de ORDENES DE TRABAJO.

Asientos de labores propias

En las versiones Plus y Full que incluyen Análisis de Empresa Maquinaria, las Labores propias realizadas imputadas a través de órdenes de trabajo generan asiento Contable de Venta interna en modo 1.

También se podrá cambiar el criterio en caso que el cliente así lo desee.

El criterio de imputación de asientos se explica en los instructivos de ORDENES DE TRABAJO 

Asientos de Cosecha

Los movimientos de cosecha en la empresa estándar no generan asiento contable por lo tanto para activar la producción se deberá generar un asiento manual.

Asiento de Movimientos de Hacienda

En la empresa estándar los movimientos que generan asiento contable automáticamente son los siguientes: 

            -Traslados entre campos

            -Re categorizaciones

            -Consumo

Ya que consideramos que los nacimientos, muertes y ajustes forman parte de la diferencia de inventario.

Todos los asientos se generan en modo 1, pudiéndose cambiar el criterio de ser necesario.

Para Ampliar ver Instructivo de “MOVIMIENTOS DE HACIENDA”