Este tipo de comprobantes se utiliza para imputar costos de insumos y servicios (labores) a Cultivos.

Aparecerá una grilla donde se mostrarán los registros ya cargados de acuerdo a los filtros indicados en la parte superior de la pantalla.

Los filtros disponibles son:

Contratista, Insumos, Personal, Servicios: (Múltiple), Cliente, Estado (Múltiple), Campos: (Múltiple), Rango de Fechas, Campaña,Tipo de Comprobante, Actividad (Múltiple)

Nota: el filtro de Cliente aplica a Órdenes de servicios a Terceros que tiene Cliente en la cabecera de la OT.

Filtros Adicionales

Al desplegar la opción de filtros adicionales se puede filtrar además por Prioridad, Certificación, Tipos de servicios, Cultivo o Zona.

Para aplicar los filtros se utiliza el botón  

Luego desde las opciones de la derecha Además de las operaciones básicas como crear una nueva OT, modificar o eliminar una existente, se podrán utilizar las siguientes herramientas Exportar a Excel o Imprimir, Actualización masiva, Consulta general de labores e insumos, Comprobante Orden de trabajo, reporte detallado, Reporte de necesidades de insumos, refrescar.

En una grilla aparte se muestran los cambios de estados posibles. 

Más adelante se irán explicando las opciones más importantes. 

Nota acerca de las Ordenes de trabajo agrícolas: 

• En una orden de trabajo Agrícola se pueden mezclar diferentes cultivos o no dependiendo de la configuración del parámetro: OT_ADMITE_MULTIPLES_CULTIVOS.
  
• Las órdenes de Trabajo pueden surgir de las siguientes maneras:
  

         -Implementación de un escenario (presupuestos agrícolas)

         -Implementación de Protocolos 

         -Creación espontánea desde órdenes de trabajo. 

• Las fechas de los ítems se pueden cambiar o no dependiendo de la configuración del parámetro: OT_ADMITE_EDITAR_FECHA_ITEMS
  
• El sistema permite controlar que no se carguen labores sin insumos o con tipos de insumos inapropiados para dicha labor. Por ejemplo, una pulverización no podría tener un ítem de Semilla, o una siembra no podría tener un agroquímico.
  

Esto se puede controlar seteando en el tipo de servicio la siguiente opción 

Y luego configurando en el servicio que tipos de insumos permite dicho servicio. 

Ver instructivo padrón de servicios y tipo de servicios. 

• El criterio para generar Ordenes de trabajo al implementar un escenario respecto de cómo separa las OTs tiene que ver con la definición del siguiente parámetro. AGRUPAMIENTO_CULTIVOS_IMPLEMENTACION (ver instructivo de presupuesto agrícola)
  

NUEVA ORDEN DE TRABAJO ESPONTANEA

Datos de cabecera:

Fecha: es la fecha en la que se emite la Orden de Trabajo, el sistema por defecto propone la fecha actual.

Referencia: al guardar la asigna el sistema automáticamente

Estado: las ordenes de trabajo manejan los siguientes estados pendiente, confirmada, cancelada, para poder cargar la prescripción para darle a la persona que realizará la labor con los datos teóricos y luego cuando realmente se corrobora que se hizo el trabajo se completa con los datos reales. 

Por defecto el estado de una nueva OT es pendiente. 

Personal Solicitante: es la persona que solicita o indica que se realice el trabajo, el combo se completa con los registros del padrón de personal. 

Moneda de origen: por defecto el sistema propone moneda fiscal y como recomendación proponemos que siempre se carguen con moneda fiscal y si eventualmente quisieran manejar labores en dólares pueden indicarlo en el ítem de la OT. 

Los precios de insumos no los menciono ya que se gestionan internamente (se explica a continuación)

Moneda de Carga: si la moneda de origen es fiscal la moneda de carga también debería serlo, por lo que también proponemos que dejen el valor por defecto.

Prioridad: permite indicar la prioridad para que se realice el trabajo. Los valores posibles son: Alta, Media, Baja. 

Observaciones: permite registrar las observaciones que considere el usuario.

Campaña: Permite imputar la campaña de los cultivos involucrados, el sistema propone la campaña establecida por defecto en el siguiente parámetro: CAMPAÑA_ACTUAL 

Estadío: Permite imputar el estadío del cultivo en el momento de realizar el trabajo. 

El combo se carga con los registros del padrón de estadíos y los valores predefinidos en la empresa estándar son los siguientes:

A continuación, se completarán los datos de los ítems.

Al agregar un ítem las opciones posibles son: Insumos, Labor tercero, Labor propia.

ÍTEM DE INSUMO

Datos del Ítem de Insumo:

Campaña: Hereda la campaña de la cabecera 

Selección de cultivo: (un cultivo, varios cultivos) la opción de varios cultivos abre una grilla en donde se pueden elegir varios cultivos juntos filtrando por campo, actividad, etc. Se explica en detalle en las Ordenes de trabajo de otros costos-ingresos a cultivos 

Cultivo: Permite imputar el cultivo al cual se le quiere realizar el trabajo. El combo se carga con todos los cultivos de la campaña imputada y que no tengan el tilde “cerrado para gastos”

Hectáreas: Propone las has del cultivo, pero permite cambiarlas

Insumo: Permite imputar el insumo necesario para realizar el trabajo. 

Unidades/Dosis: En este dato pueden indicar las unidades “totales” o la “dosis por hectárea” eligiendo la opción preferida desde el combo. Desde Albor se recomienda usar Unidades totales, ya que eso es lo efectivamente gastado (retirado del stock) y luego la dosis por hectárea es un cálculo que hará solo el sistema.

Por parámetro se puede configurar el valor por defecto del combo de acuerdo a lo que resulte más cómodo al usuario, pero siempre se podrá cambiar desde la OT.

El parámetro es el siguiente: OT_TIPO_CARGA_DOSIS.

Socio: Permite imputar el socio aportante del insumo, el combo se carga con los registros del padrón de socios. Se utiliza cuando el cultivo se hace en sociedad y es el socio el que aporta el insumo (este insumo no saldrá de un punto de stock propio). 

Punto Stock: Se debe indicar el punto de stock de donde se dará de baja el insumo.

Fecha Estimada: Por defecto se asume la misma fecha indicada en la cabecera de la OT pero se podría cambiar. 

Precio del Insumo: en la carga del insumo no se pide precio ya que el sistema tiene una lógica determinada para valorizar los insumos consumidos, proponiendo como referencia el precio del padrón de insumos (que el mismo puede corresponder al valor del ultimo Ingreso del insumo o al último cálculo PPP) y quedando sujeto a ajustes que se realizarán cada vez que se ejecute el proceso de cálculo del PPP. 

Como el sistema usa como método de valuación Precio promedio ponderado (PPP) para guardar coherencia entre contabilidad y gestión como mínimo ante un cierre de balance y/o gestión deberíamos correr el proceso de cálculo PPP y hacer un cierre del período. Ver instructivo Cálculo/Cierres PPP

ORDEN DE TRABAJO CON LABOR DE TERCERO

Datos del Ítem de Labor de tercero:

Al cargar el segundo ítem ya propone los mismos datos de campaña, cultivo, hectáreas del ítem anterior permitiendo agilizar la carga y completar los datos de la aplicación del cultivo en cuestión. 

Servicio: Permite imputar el servicio/labor necesaria para realizar el trabajo. 

El combo se carga con todos los servicios cuyo tipo de servicio asociado está “disponible en órdenes de trabajo” 

Unidades/Dosis: Hay servicios que se manejan por Ha como la pulverización, siembra, etc. Y otros que eventualmente se quieran manejar por otras unidades diferente a las Has (por ejemplo, riego (mm), cosecha (ton). 

En este caso el servicio deberá estar configurado como que “Imputa dosis” (Ver instructivo del padrón de servicios) y de esta manera estará visible este dato sino asume que las unidades totales son iguales a las Has. 

En este dato pueden indicar las unidades totales o la dosis por hectárea eligiendo la opción preferida desde el combo. Desde Albor se recomienda usar Unidades totales, ya que eso es lo efectivamente realizado y luego la dosis por hectárea es un cálculo que hará solo el sistema.

Por parámetro se puede configurar el valor por defecto del combo de acuerdo a lo que resulte más cómodo al usuario, pero siempre se podrá cambiar desde la OT.

El parámetro es el siguiente: OT_TIPO_CARGA_DOSIS.

Socio: Permite imputar el socio aportante del Servicio, el combo se carga con los registros del padrón de socios. Se utiliza cuando el cultivo se hace en sociedad y es el socio el que aporta el servicio/labor.

Contratista: Permite imputar el tercero que hace la labor. El mismo debe estar configurado como “contratista” en el padrón de terceros.

Debe imputarse el mismo tercero que luego factura ya que de esta manera se podrán cargar las facturas vinculadas a las Órdenes de trabajo para tener un mayor control.

Fecha Estimada: por defecto se asume la misma fecha indicada en la cabecera de la OT pero se podría cambiar. 

Moneda: por defecto asume la moneda de origen de la cabecera que es fiscal, pero permite establecer el precio en dólares si fuera necesario.

Coeficiente Cotización: en caso que la moneda sea dólar el sistema propone automáticamente la cotización de la TC para la fecha estimada, aunque se puede cambiar. 

Precio Unitario: si el servicio tiene precio establecido en el padrón de servicios, el sistema lo propone automáticamente en moneda fiscal que es la que se asume por defecto cuando se carga el ítem. Si el servicio tiene moneda dólar hace la conversión a peso de acuerdo al Coeficiente Cotización.

En la medida que se van agregando ítems, los mismos se visualizan en la grilla

Cuando se haya completado la carga de la Orden, hacer clic en Guardar.

La misma quedará cargada en estado pendiente, tal como muestra la imagen

Mientras la Orden esté pendiente se podrá entrar a modificarla y el stock no se dará de baja, solo se podrá ver como comprometido en algunos reportes como por ejemplo en el reporte de existencia. Además, mientras el estado este en pendiente, pues la labor tampoco estará disponible para ser facturada si fuera de tercero o no registrará asiento de venta interna en labores propias.

ORDEN DE TRABAJO CON LABORES PROPIAS

Al confirmar un ítem de labor propia se realizar el asiento de Venta interna de la Maquinaria a la Agricultura. 

Los recursos pueden ser del tipo Maquinaria o Personal, de estos registros se nutren algunos reportes que permiten el control de la maquinaria (como el reporte de evaluación de maquinaria) y otros que permiten liquidarle al personal el Plus en concepto de labores y llevar al día la cuenta corriente de cada empleado.

Dentro de cada recurso se puede cargar el 100% a una sola maquinaria o bien distribuir el ingreso en varias. Como puede ser el caso de una sembradora y el tractor de apoyo.

En ese caso se puede asignar a cada maquinaria o implemento el % que la empresa decida de acuerdo al criterio establecido. 

También se pueden registrar las horas que trabajó.

Lo mismo pasa para el personal, a veces se arma grupos en los equipos de maquinarias y se pretende distribuir entre los que conformaron el equipo que hizo la labor.

Asiento generado automáticamente por la labor propia

Al cambiar a estado confirmado esta Orden genera los asientos correspondientes por el consumo de los insumos como se verá más adelante y además genera el asiento de venta interna por el ítem de la labor.

A continuación, se explica el criterio de generación del asiento en la empresa estándar: 

Débito

Cuenta contable: se toma del padrón de tipo de Servicio (solapa Imputación contable agrícola) para la actividad del cultivo en cuestión. 

En caso de estar vacía dicha cuenta se lee de la cuenta contable de sementeras del padrón de actividades. 

Ver instructivo Padrón de actividades

Unidad de Negocio: se toma del padrón de Especie. Ver instructivo Padrón de especies

Centro de Costos: se toma del centro de costos del campo. Ver instructivo Padrón de Campos y lotes.

Crédito

Cuenta contable: se toma del padrón de tipo de Servicio (solapa Imputación contable agrícola) Cuenta para venta interna, de estar vacía ahí toma la cuenta de venta interna de la cabecera del padrón. Ver instructivo Padrón de tipo de servicios.

Unidad de Negocio: se toma la UN asignada a la Sub-empresa Maquinaria a la cual corresponde el servicio utilizado. 

Centro de Costos: se toma de la cabecera del padrón de tipo de servicio. Ver instructivo Padrón de tipo de servicios

Las configuraciones posibles dependen del siguiente parámetro VENTA_INTERNA_MAQUINARIA_CENTRO_COSTO, los valores posibles son: Tipo de servicio, campo, Subzona. (para ampliar ver instructivo de Resultado Empresa Maquinaria)

La configuración de este parámetro está relacionado a como se pretenda imputar y ver el resultado de la Empresa Maquinaria. 

ESTADOS DE ORDENES DE TRABAJO

Si bien los estados posibles de las OTs se pueden configurar, la configuración de la empresa estándar maneja los siguientes estados:

1-Pendiente: es el estado inicial cuando se carga una nueva orden de trabajo, ya sea porque se cargó espontáneamente, se generaron a partir de protocolos o desde la implementación de un escenario Agrícola. 

Es la intención de realizar el trabajo, pero después puede haber cambios o finalmente por alguna cuestión puede no realizarse. 

2-En Ejecución: cuando se emite y entrega la OT al contratista o la persona que realizará la labor, deberían cambiar la misma al estado En ejecución, este estado indicará que en este momento el trabajo está en el proceso de realización y en breve pasará a estado confirmado.

3-Confirmada: cuando el trabajo es realizado se deberán completar los datos reales como fecha de ejecución, unidades reales gastadas, has, etc. Esto ya descuenta los insumos el stock correspondiente, realiza el asiento de sementeras (consumo), si es una labor de terceros queda definida para poder facturar, si es una labor propia se realizan las registraciones correspondientes a la maquinaria y personal en cuestión como así también el asiento de venta interna de la UN Maquinaria a la Agricultura. 

4-Cancelada: Este estado es el menos utilizado permite dejar constancia de una OT que se pensaba hacer y por algún motivo se canceló. 

Los estados disponibles se verán a la derecha de la grilla general.

A continuación, se explicarán los cambios de estado que necesitan imputación de datos

CAMBIOS DE ESTADOS: CAMBIAR A EN EJECUCIÓN

Se deberá seleccionar la orden en cuestión, luego hacer clic en las opciones de Cambios de Estado de la derecha “Cambiar a En ejecución”

Aparecerá la siguiente ventana, hacer clic en siguiente

Luego aparecerá la siguiente ventana que permite ajustar algunos datos teóricos para pasarla a ejecución.

Los datos que se pueden cambiar/asignar son: fecha ejecución, punto de stock, Contratista, unidades/dosis.

Una vez que se completaron los datos hacer clic en siguiente para confirmar el cambio de estado. Se volverá a la grilla anterior y se podrá ver el nuevo estado de la OT en la columna correspondiente. 

CAMBIOS DE ESTADO: CAMBIAR A CONFIRMADO

Para cambiar al estado confirmado primero conviene asegurarse en el sistema que cuenta con los stocks necesarios en los puntos de stock correspondientes para la fecha de confirmación, eso se puede corroborar con los reportes de existencias de insumos o ficha histórica de insumos.

Una vez verificado eso, puede proceder al cambio de estado de la opción correspondiente indicada en la siguiente imagen.

Hay varias formas de confirmar una OT.

En el ejemplo inmediato se confirmará una OT por bloque donde varios datos teóricos se asumen como reales y se pueden imputar otros. 

A continuación, se muestran de amarillo los datos que se pueden imputar o cambiar. 

Los datos establecidos se imputan en todos los ítems de la OT. 

Las hectáreas totales reales si superan las has pendientes se distribuyen proporcionalmente en cada cultivo de acuerdo a lo que el mismo represente dentro de toda la Orden. 

El total consumido se indica por insumo, no por cultivo lo que hace es distribuirse proporcionalmente de acuerdo a las unidades teóricas de cada cultivo y como pesan dentro del total consumido de dicho insumo. 

La opción de Ajustar dosis

Una vez confirmados los datos reales, hacer clic en siguiente para proceder al cambio de estado.

Hacer clic en cambiar estado

Si el sistema no detecta falta de stock o que no puede generar los asientos automáticos por problemas en la parametrización concluye el cambio de estado, sino muestra un mensaje de alerta de porque no se pudo confirmar. 

En caso que se confirme correctamente se puede visualizar en la grilla el nuevo estado de la OT. 

Desde las opciones de la derecha se pueden emitir reporte o el propio comprobante de la orden de trabajo para darle a la persona que realizará la labor.

Comprobante Orden de trabajo

Reporte detallado

Reporte de insumos necesarios

Este reporte es muy útil para cuando se generan varias OTs porque totaliza la cantidad de insumos que se necesitan para ejecutar todas las Ots seleccionadas, con esa información es más fácil retirar el producto. 

A continuación, se muestra el formato con la OT generada recientemente.

Asiento contable generado automáticamente

Al confirmar una OT se genera un asiento contable por cada ítem de insumo consumido.

El asiento contable corresponde al comprobante de egreso de stock que utiliza la OT. 

Si bien hay criterios parametrizables, el criterio de la empresa estándar es mandar todo al gasto y en modo 1.

A continuación, se explica el criterio de generación del asiento en la empresa estándar: 

Débito

Cuenta contable: se toma del padrón de tipo de insumo (solapa Imputación contable agrícola) para la actividad del cultivo en cuestión. 

En caso de estar vacía dicha cuenta se lee de la cuenta contable de sementeras del padrón de actividades. 

Unidad de Negocio: se toma del padrón de Especie.

Centro de Costos: se toma del centro de costos del campo.

Crédito

Cuenta contable: se toma del padrón de insumos o del tipo de insumo (Cuenta contable de stock) 

Unidad de Negocio: se toma la que tiene definida la cuenta por defecto, en el caso de la empresa estándar es PATRIMONIALES.

Centro de Costos: se toma el que tiene definida la cuenta por defecto, en el caso de la empresa estándar es PATRIMONIALES.

CONFIRMACIÓN ITEMS POR ITEMS

La confirmación por ítem permite ser más minucioso en la imputación de los datos confirmados. 

La Pasamos a En Ejecución de la misma manera que mostramos anteriormente y luego la confirmamos. En este caso la vamos a confirmar ítem por ítem por lo tanto hay que entrar a editarla.

Con el botón indicado en la imagen se procede la confirmación

Al hacer clic en confirmar se abre la siguiente ventana que permite seleccionar cada ítem a confirmar haciendo doble clic sobre el mismo.

Luego se abre la siguiente ventana para imputar los datos reales (amarillos).

En la medida que se van confirmando se van pintando como muestra la imagen.

CAMBIOS DE ESTADO: CAMBIAR A CONFIRMADO (Cambios de estado Masivo)

Para confirmar varias órdenes en forma masiva se puede utilizar esta opción que es más flexible para realizar prorrateo de insumos y asignar otros datos.

La siguiente grilla permite ir seleccionando ítems y asignando los valores correspondientes a la confirmación: 

En este tipo de confirmación se pueden modificar más datos en forma masiva que en las confirmaciones anteriores. 

Los datos susceptibles de ser cambiados son los siguientes:

Para poder confirmar finalmente las ordenes deben estar completos todos los datos necesarios, por lo que mínimamente se necesitan imputar los siguientes datos: Fecha real, has reales, unidades reales ya que el resto sino se cambiar asume los que ya tenía cargados la OT.

• Algunos aplican tanto a labores como a insumos
  • Como por ejemplo la fecha real
    
  • Has reales
    
  • Socio
    
• Otros aplican sólo a Insumos:
  • Como Unidades reales
    
  • Dosis total a prorratear que permite prorratear el total consumido de un insumo puntual en todos los ítems previamente seleccionados
    
  • Cambiar un insumo por otro (esto es necesario cuando se planifican Ordenes de trabajo para toda la campaña y por cuestiones de mercado o lo que fuere se termina utilizando un insumo distinto al presupuestado.)
    
  • Asignar Punto de Stock. 
    
• Otros aplican sólo a labores 
  • Como el Contratista
    
  • Moneda
    
  • Precio Unitario
    

El modo de uso es el siguiente:

• Se seleccionan los ítems correspondientes
  
• Se actualizan los datos que el usuario necesite imputar 
  
• Clic en el botón    para que se actualice la grilla con los datos imputados.
  

De esta manera se puede ir cambiando la selección de ítems y asignando datos reales.

• Cuando se termine de completar los datos hacer clic en siguiente.
  

Y por último se deberá realizar el cambio de estado con el botón correspondiente.

CONSULTA GENERAL DE LABORES E INSUMOS

Esta herramienta es la única que permite modificar algunos datos de órdenes de trabajo ya confirmadas.

Esto se debe a que a veces se confirman ordenes de trabajo sin consensuar el precio con el contratista y luego se necesita modificar o bien cambia la razón social que factura. 

ACTUALIZACIÓN MASIVA

Esta herramienta permite modificar datos de OTs pendientes y en ejecución en forma masiva. 

Esto es muy necesario cuando se planifican órdenes de trabajo desde protocolos o presupuestos.

Con el uso de los filtros o directamente eligiendo los registros en la grilla se deberán seleccionar los items a modificar.

Los pasos para realizar las modificaciones son los siguientes:

Nota:

VARIANTE DE UNA OT AGRÍCOLA (Otros costos-ingresos a cultivos)

En la empresa estándar creamos este tipo de OT con el fin de imputar algunos servicios puntuales que se prorratean en varios cultivos (ya sea por actividad, campo, zona o lo que sea) 

Como por ejemplo un servicio de monitoreo, un análisis de semilla, seguro agrícola, entre otros. 

De la misma manera se puede imputar un ingreso como, por ejemplo, el cobro de un seguro por un siniestro. 

Si bien se podría cargar como una OT más agrícola preferimos identificar estas cuestiones más puntuales. 

Luego se podrá vincular a la factura correspondiente del tercero que nos brindó el servicio.

La particularidad de este tipo de orden es que está pre configurada para que se cargue directamente como confirmada ya que lo que se pretende imputar son cuestiones que no tienen prescripción escrita por parte del técnico. 

La carga es igual a la de la OT pero se explicaran algunas particularidades de uso.

Los items pre configurados son : Servicio e ingreso.

La implementacion mas utilizada es la de imputar varios cultivos juntos, esta opción también se puede utilizar en la carga de OTs comunes. 

A continuación se muestran los pasos para imputar varios cultivos (se omiten datos explicados anteriormente)

Aparecerá una grilla que permite seleccionar varios cultivos con la ayuda de los filtros de arriba (por campo, actividad, especie)  y si bien propone automáticamente las has del cultivo se pueden cambiar a fin de aplicar menos has.

Luego se muestran los cultivos a imputar y el total de has. 

Se completan los otros datos y se acepta.

Al aceptar en este case agregan 3 ítems a la OT. Como muestra la imagen. 

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